Manajemen Organisasi Usaha

A. Pengertian :

Organisasi berasal dari istilah Yunani : organon, artinya : alat, bagian, anggota atau badan.

1. Menurut James D. Mooney

Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama.

2. Menurut Chester I.Bernard

Organisasi adalah suatu system dari pada aktifitas kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

3. Pendapat lain
• Organisasi dalam arti badan, adalah sekelompok orang yang bekerjasama untuk mencapai suatu atau beberapa tujuan tertentu.
• Organisasi dalam arti bagian/struktur, adalah gambaran secara skematis tentang hubungan-hubungan, kerjasama dari orang-orang yang terdapat di dalamnya dalam rangka usaha mencapai sesuatu tujuan.

B. Bentuk-bentuk organisasi :

1. Organisasi Garis (organisasi militer)

Merupakan bentuk organisasi yang tertua dan paling sederhana.

Cirinya :

Organisasinya masih kecil, jumlah karyawan sedikit dan saling kenal, serta spesialisasi kerja masih belum begitu tinggi.

Kebaikan :

-          Kesatuan komando terjamin dengan baik, karena pimpinan berada di atas satu tangan.

-          Proses pengambilan keputusan berjalan dengan cepat karena jumlah orang yang diajak berkonsultasi masih sedikit atau tidak ada sama sekali.

-          Rasa solidaritas di antara karyawan umumnya tinggi karena saling mengenal.

Keburukan :

-          Seluruh organisasi terlalu bergantung kepada satu orang sehingga kalau seseorang itu tidak mampu, seluruh organisasi akan terancam kehancuran.

-          Adanya kecenderungan pimpinan bertindak secara otokratis.

-          Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas.

-           

2. Organisasi Fungsional

Diciptakan oleh F.W.Taylor, di mana segelintir pimpinan tidak mempunyai bawahan yang jelas, sebab setiap atasan berwenang memberi komando kepada setiap bawahan, sepanjang ada hubungannya dengan fungsi atasan tersebut.

Kebaikan :

• Pembidangan tugas-tugas jelas
• Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan digunakan semaksimal mungkin.
• Digunakan tenaga-tenaga ahli dalam berbagai bidang, sesuai dengan fungsi-fungsinya.

Keburukan :

• Karena adanya spesialisasi, sukar mengadakan tour of duty.
• Para karyawan telah mementingkan bidang-bidangnya, sehingga sukar dilaksanakan koordinasi.

3. Organisasi Garis dan Staf

Umumnya dianut oleh organisasi besar yang daerah kerjanya luas dan mempunyai bidang-bidang tugas yang beraneka ragam serta rumit, serta jumlah karyawannya banyak. Bentuk organisasi ini diciptakan oleh Harrington Emerson.

Pada bentuk organisasi garis dan staf, terdapat satu atau lebih tenaga staf. Staf adalah orang yang ahli dalam bidang tertentu yang tugasnya memberi nasihat dan saran dalam bidangnya kepada pejabat pemimpin di dalam organisasi tersebut.

Kebaikan :

• Dapat digunakan oleh setiap organisasi besar, apapun tujuannya, betapapun luas tugasnya dan betapapun kompleks susunan organisasinya.
• Pengambilan keputusan yang sehat lebih mudah dapat diambil, karena adanya staf ahli.
• Perwujudan “the right man in the right place” lebih mudah dilaksanakan.

Keburukan :

• Karena karyawan tidak lagi saling mengenal, solidaritas sukar diharapkan.
• Karena rumit dan kompleksnya susunan organisasi koordinasi kadang-kadang sukar diterapkan.

4. Organisasi Staf dan Fungsional

Merupakan kombinasi dari bentuk organisasi fungsional dan organisasi garis dan staf. Kebaikan dan keburukan dari bentuk organisasi ini adalah kebaikan dan keburukan dari bentuk organisasi yang dikombinasikan.

C. Prinsip Organisasi

Prinsip-prinsip organisasi :

1. Perumusan tujuan dengan jelas
2. Pembagian kerja jelas dan merata
3. Delegasi kekuasaan/wewenang atasan kepada bawahan.
4. Koordinasi antar unit yang serasi.

Ad 1.  Perumusan tujuan dengan jelas

Tujuan adalah hal-hal yang ingin dicapai atau dipelihara baik berupa materi atau non materi dengan melakukan satu atau lebih kegiatan (aktifitas).

Tujuan organisasi akan berperan sbb :

·         Pedoman ke arah mana organisasi itu akan dibawa.

·         Landasan bagi organisasi yang bersangkutan.

·         Menentukan macam aktifitas yang akan dilakukan.

·   Menentukan program, prosedur, KISS ME (koordinasi, integrasi, simplikasi, sinkronisasi dan mekanisasi).

Ad 2.  Pembagian Kerja

Tujuan pembagian kerja :

·         Menghindari terjadinya tumpang tindih pekerjaan.

·         Menghasilkan departemen-departemen dan job description dari masing-masing departemen sampai unit-unit kecil dalam organisasi.

·       Ditetapkan sekaligus susunan organisasi, tugas dan fungsi-fungsi masing-masing organisasi, hubungan dan wewenang masing-masing unit organisasi.

Dasar pembagian kerja dikelompokkan :

·         Atas dasar wilayah/territorial

·         Atas dasar jenis benda yang diproduksikan.

·         Atas dasar langganan yang dilayani

·         Atas dasar fungsi (rangkaian kerja), misalnya : bagian pembelian, bagian personalia, bagian pemasaran dll.

 Pedoman pembagian kerja :

1)     Jumlah unit organisasi diusahakan sedikit mungkin sesuai dengan kebutuhan

2)     Sesuatu unit organisasi harus mempunyai fungsi bulat dan berkaitan satu sama lain.

3)     Pembentukan unit baru hanya dilakukan bila unit-unit yang telah ada tidak tepat lagi menampung kegiatan-kegiatan baru tersebut.

Ad 3.  Delegasi Kekuasaan

Kekuasaan/wewenang merupakan hak seseorang untuk mengambil tindakan yang perlu agar tugas dan fungsi-fungsinya dapat dilaksanakan sebaik-baiknya.

Wewenang mencakup hal-hal :

·         Mengambil keputusan

·         Menggunakan sumber daya

·         Memakai batas waktu tertentu

Ada 4 hal yang harus diperhatikan dalam delegasi :

1)     Delegasi kekuasaan dan delegasi tugas harus dibarengi adanya pertanggungjawaban.

2)     Delegasi kekuasaan harus diberikan pada orang yang tepat.

3)     Delegasi kekuasaan harus dibarengi pemberian motivasi.

4) Mendelegasikan harus membimbing dan mengawasi orang yang menerima delegasi.

Manfaat delegasi kekuasaan :

1)     Pemimpin dapat memusatkan perhatiannya pada pekerjaan pokok saja.

2)     Putusan dapat dibuat lebih cepat dan pada unit yang tepat.

3)    Inisiatif dan rasa tanggung jawab bawahan dapat dimotivasi, sehingga bawahan tidak menunggu perintah atasan.

4)     Merupakan cara mendidik dan mengembangkan bawahan.

Dalam menetapkan berapa jumlah bawahan yang tepat dari seorang pemimpin, harus diperhatikan berbagai factor sbb :

·         Jelas tidaknya tugas, wewenang dan tanggung jawab masing-masing orang dalam suatu organisasi.

·         Jalinan hubungan kerja dari masing-masing bawahan satu sama lain.

·         Kemampuan orang-orang dalam suatu organisasi.

·         Corak pekerjaan (homogen/heterogen)

·         Stabilitas organisasi dan stabilitas tenaga kerja.

·         Jarak dan waktu.

Seorang bawahan hanya mempunyai seorang atasan, dari siapa ia menerima perintah, dan kepada siapa ia memberi pertanggungjawaban akan pelaksanaan tugasnya.

Ad 4.  Koordinasi antar Unit yang Serasi

Adanya pembagian tugas pekerjaan dan bagian-bagian terkecil senderung timbul kekuatan memisahkan diri dari tujuan organisasi secara keseluruhan. Oleh karena itu untuk mencegahnya dilakukan koordinasi.

Koordinasi adalah usaha mengarahkan kegiatan seluruh unit-unit organisasi agar tertuju untuk memberikan sumbangan semaksimal mungkin bagi pencapaian tujuan organisasi sebagai keseluruhan.

Koordinasi dapat dilakukan dengan berbagai cara :

1)     Mengadakan pertemuan resmi antara unsure-unsur atau unit-unit yang harus dikoordinasikan

2)     Mengangkat seseorang/suatu tim coordinator yang khusus bertugas melakukan kegiatan-kegiatan koordinasi.

3)     Membuat buku pedoman, dijelaskan tugas-tugas dari masing-masing.

4)     Pimpinan/atasan mengadakan pertemuan-pertemuan informal dengan bawahan dalam rangka memberikan bimbingan, konsultasi dan pengarahan.

Manfaat koordinasi :

·         Menghindari konflik

·         Mengurangi duplikasi tugas

·         Meniadakan pengangguran pegawai

·         Melenyapkan kepentingan unit sendiri

·         Memperkokoh kerjasama