Pengawasan Usaha

A. Pengertian

Pengawasan adalah suatu proses untuk menetapkan pekerjaan apa yang sudah dilaksanakan, menilainya dan mengoreksi bila perlu, dengan maksud supaya pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan rencana semula.

B. Tujuan Pengawasan

Tujuan pengawasan adalah :

1. Mengusahakan agar apa yang direncanakan menjadi kenyataan
2. Untuk mengetahui kelemahan-kelemahan/kesulitan-kesulitan yang dihadapi dalam pelaksanaan rencana berdasarkan penemuan-penemuan tersebut untuk diadakan perbaikan.

C. Prinsip pengawasan

Ada dua prinsip utama pengawasan yaitu :

1. Adanya rencana tertentu, karena dengan rencana tersebut dapat dijadikan standar atau pengukur terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh bawahan apakah berhasil baik atau tidak.
2. Adanya pemberian instruksi-instruksi serta wewenang-wewenang kepada bawahan. Dengan instruksi dan wewenang yang jelas kepada bawahan dapat diketahui apakah bawahan telah menjalankan tugas-tugasnya dengan baik.

Prinsip lain dari pengawasan adalah :

1. Dapat merefleksikan sifat-sifat dan kebutuhan-kebutuhan dari kegiatan-kegiatan yang harus diawasi.
2. Dapat dengan segera melaporkan penyimpangan-penyimpangan, sehingga dapat diambil tindakan untuk pelaksanaan selanjutnya.
3. Fleksibel, artinya system pengawasan tetap dapat dipergunakan meskipun terjadi perubahan terhadap rencana di luar dugaan.
4. Dapat merefleksikan pola organisasi.
5. Pengawasan harus ekonomis
6. Dapat dimengerti oleh pengawas
7. Dapat menjamin diadakannya tindakan korektif.

D. Jenis-jenis pengawasan

Jenis-jenis pengawasan dapat dikelompokkan menjadi 4 macam :

1. Menurut Waktu Pengawasan

Dibedakan 2 macam :

1. Pengawasan Prefentif/pencegahan

Pengawasan dilakukan sebelum terjadi penyelewengan-penyele-wengan.

2. Pengawasan Repressif

Diukur hasil-hasil yang dicapai dengan alat pengukur standar yang telah ditentukan terlebih dahulu.

2. Menurut Obyek Pengawasan

Dibedakan 3 macam :

1. Produksi (kualitas dan kuantitas hasil produksi)
2. Waktu (apakah produksi sesuai waktu yang direncanakan atau tidak)
3. Manusia dengan kegiatan-kegiatannya (utk mengetahui apakah kegiatan dijalankan sesuai instruksi, rencana tata kerja atau tidak).
2. Menurut Subyek Pengawasan (siapa yg mengawasi)

Dibedakan menjadi 2 macam :

1. Pengawasan intern/vertical/formal, dilakukan oleh atasan dari petugas yang bersangkutan.
2. Pengawasan ekstern/informal/sosial, dilakukan oleh orang-orang di luar organisasi bersangkutan.

4. Menurut Cara Mengumpulkan Fakta-Fakta Guna Pengawasan

Dibedakan 4 macam :

1. Personal inspection (peninjauan personal)

Yaitu mengawasi dengan jalan meninjau secara pribadi sehingga dapat dilihat sendiri pelaksanaan pekerjaan.

Kelemahannya, memberi kesan bawahan diamati secara keras dan kuat sekali.

Kebaikannya :

·         Adanya kontak langsung antara atasan dan bawahan dapat dipererat.

·         Kesukaran dalam praktek dapat dilihat langsung.

·       Kenyataan sesungguhnya mudah diperoleh, bukan dari laporan bawahan.

2. Oral report (laporan lisan)

Pengawasan dilakukan dengan mengumpulkan fakta-fakta melalui laporan lisan/wawancara yang diberikan bawahan tentang hasil sesungguhnya yang dicapai oleh bawahannya.

3. Written report (laporan tertulis)

Merupakan suatu pertanggungjawaban kepada atasannya mengenai pekerjaan yang dilaksanakannya sesuai dengan instruksi dan tugas-tugas yang diberikan atasannya kepada bawahan.

Kelemahan :

·         Bawahan tidak dapat menggambarkan semua kejadian dari aktivitas seluruhnya.

·  Laporan dapat disusun sehingga memberikan gambaran yang berlebihan.

Keuntungannya :

·         Dapat diambil manfaatnya oleh banyak pihak.

4. Control by exception (pengawasan kepada hal-hal yang bersifat istimewa)

Adalah suatu system pengawasan di mana pengawasan itu ditujukan kepada soal-soal kekecualian. Pengawasan hanya dilakukan bila diterima laporan yang menunjukkan adanya peristiwa yang istimewa.

E. Laporan

Cara Membuat Laporan Guna Pengawasan :

Menurut James Williamson, ada 7 landasan pokok dalam penulisan laporan, yaitu :

1. Jelas
2. Lengkap
3. Ringkas
4. Sopan
5. Tulus
6. Mengandung kepribadian
7. Teliti

Menurut John C. Johnson, ada 5 pedoman pokok dalam menyusun suatu laporan, yaitu :

1. Periksalah semua fakta-fakta yang dibutuhkan sebelum membuat laporan.
2. Aturlah keterangan-keterangan itu sebaik mungkin
3. Laporan harus singkat tetapi lengkap
4. Pergunakanlah bahasa yang sederhana dan mudah dimengerti
5. Cantumkanlah badan-badan yang dapat membantu atasan untuk mendapat gambaran yang lebih jelas.

Ada dua macam laporan dilihat dari sudut waktunya, yaitu :

1. Laporan berkala

Laporan berkala pada perusahaan industri umumnya meliputi 4 kegiatan penting, yaitu :

1. Laporan produksi (tentang : pembelian bahan baku, jumlah jam kerja masing-masing pegawai, bhn pembantu yang dipergunakan, biaya mesin-mesin, persediaan, jumlah hasil produksi dsb).
2. Laporan distribusi (tentang : upah/komisi agen, jml hasil penjualan, jml barang yang dikembalikan dll).
3. Laporan keuangan ((tentang : jml obligasi, tingkat bunga, jml kredit yang diterima/diberikan dll)
4. Laporan kepegawaian (tentang : data personalia, upah, lamaran kerja, promosi yang diberikan dll)
1. Laporan istimewa.

Unsur-unsur Laporan

Ada 5 unsur penting dari suatu laporan yaitu :

1. Judul
2. Daftar isi dan intisari
3. Ringkasan
4. Tubuh laporan
5. Apendix

F. Proses Pengawasan

Ada 3 fase proses pengawasan yaitu :

1. Menetapkan alat pengukur (standar)

Standar atau alat ukur dijadikan sebagai standar dalam melakukan penilaian.

Jenis-jenis standar dibedakan 3 golongan besar :

1. Standar dalam bentuk fisik, yaitu :

·         Kuantitas hasil produksi

·         Kualitas hasil produksi

·         Waktu

2. Standar dalam bentuk uang, yaitu :

·         Standar biaya

·         Standar penghasilan

·         Standar investasi

3. Standar intangible

Standar ini biasa digunakan untuk mengukur atau menilai kegiatan bawahan yang sukar diukur baik dengan bentuk fisik maupun dalam bentuk uang. Misalnya untuk mengukur sikap pegawai, dilakukan penilaian banyaknya keluhan pegawai, banyaknya saran-saran pegawai, banyaknya pegawai yang mangkir dan minta berhenti dll.

2. Mengadakan penilaian (evaluasi)

Membandingkan antara hasil yang diperoleh dengan standar yang sudah ditentukan sebelumnya.

Pekerjaan bawahan dapat diketahui melalui beberapa cara :

1. Dari laporan tertulis yang disusun bawahan
2. Langsung mengunjungi bawahan untuk menanyakan hasil pekerjaan bawahan.

3. Mengadakan tindakan perbaikan (corrective action)

Mengadakan tindakan perbaikan dengan maksud agar tujuan pengawasan itu dapat direalisir.

Penyimpangan dapat terjadi karena :

a)     Kekurangan factor produksi (bahan baku)

b)     Tidak cakap pempinan penjualan untuk mengorganisir sdm dan sda dalam lingkungannya.

c)      Sikap pegawai di bagian penjualan menjadi apatis.

Sepuluh sifat yang paling umum dinilai dari pegawai di bidang produksi adalah :

1)     Kualitas hasil pekerjaan

2)     Kuantitas hasil pekerjaan

3)     Pengetahuan akan bidangnya

4)     Inisiatif

5)     Kerjasama

6)     Penyesuaian diri

7)     Kehadiran

8)     Pengetahuan serba guna

9)     Pemeliharaan

10) Keamanan

Sepuluh sifat yang paling umum dinilai dari pegawai tata usaha adalah :

1)     Kuantitas hasil pekerjaan

2)     Inisiatif

3)     Kualitas hasil pekerjaan

4)     Pengetahuan akan bidangnya

5)     Kerjasama

6)     Pengambilan keputusan

7)     Penyesuaian diri

8)     Kehadiran

9)     Kesehatan

10) Kepercayaan

Sepuluh sifat yang umum dinilai dari orang-orang yang memegang posisi pimpinan adalah :

1)     Pengetahuan akan pekerjaan

2)     Kerjasama

3)     Kepercayaan

4)     Kualitas hasil

5)     Pengambilan keputusan

6)     Inisiatif

7)     Kuantitas hasilpekerjaan

8)     Kepemimpinan

9)     Perencanaan dan organisasi

10) Kesehatan